تمامی شرکت های بازرسی در زمان طرح درخواست تایید صلاحیت نسبت به امضا و ارسال تعهد نامه ای اقدام می کنند که در آن مرکز ملی الزاماتی را بیان نموده که باید شرکت های بازرسی در زمان اعتبار گواهینامه تایید صلاحیت خود به آن ها پایبند بوده تا مبادا در اثر عدم اجرای آن ها با تعلیق صلاحیت مواجه نشوند. اهم موارد به شرح ذیل می باشند:
1- شرکت بازرسی موظف است هرگونه تغییر عمده در راستای ماهیت تایید صلاحیت یا نحوه فعالیت و همچنین تغییرات مربوط به موارد مشروح زیر را سریعا به مرکز اعلام نماید:
- وضعیت حقوقی، تجاری، مالکیتی و همچنین سازمانی نهاد ارزیابی انطباق،
- چارت سازمانی، مدیریت رده بالا و کارکنان کلیدی؛
- خط مشی ها، استانداردها و معیارهای مورد عمل، روشهای اجرایی مربوطه و هرگونه مقررات حاکم بر فعالیتها؛
- منابع و محل های فعالیت؛
- دامنه شمول تایید صلاحیت؛
- سایر موضوعاتی که برتوانایی نهاد ارزیابی انطباق به منظور تامین الزامات و خواسته های مربوط به تایید صلاحیت تاثیر میگذارد؛
2- نهاد ارزیابی انطباق درصورت لزوم (کاربرد) باید تا حداقل 2ماه قبل از هرگونه تغییر در ترکیب پرسنل کلیدی از جمله مدیر فنی (موضوع بند 5-2-5 استاندارد ایران 17020) و مدیر تضمین کیفیت (موضوع بند 3-2-8 استاندارد ایران 17020) و اعضای تصمیم گیرنده همچون مجموعه مدیریت ارشد، اعضای هیات مدیره و سهامداران، این موضوع را قبل از اعمال و با در نظر گرفتن چارچوب های سیستماتیک لازم برای تغییر پرسنل کلیدی از جمله اعلام اسامی و مشخصات افراد جایگزین و نحوه انتخاب و امتیازدهی به آنها (موضوع بند 5-1-6 استاندارد ایران 1702) به مرکز ملی منعکس نموده و پس از اعلام نظر مرکز در خصوص اعمال یا عدم اعمال تغییرات، اقدام لازم را بعمل آورند.
3-نهاد ارزیابی انطباق باید گزارش عملکرد کامل فعالیت های انجام شده مطابق دامنه تایید شده وخود را، هر سه ماه یک بار به مرکز ملی ارسال نماید.
4-شرکت بازرسی موظف است درخواست تجدید گواهینامه خود را حداقل شش ماه قبل از پایان اعتبار گواهینامه بمنظور پذیرش درخواست و تجدید گواهینامه به مرکز ارسال و هر گونه فاصله زمانی بین پایان دوره اعتبار گواهینامه و پذیرش درخواست تجدید صلاحیت، نوع درخواست را از تجدید به اعطاء تبدیل خواهد نمود.
